Discovery Workshops (com clientes)

Tem sido habitual fazer os kickoff de projecto em formato de workshop, envolvendo a equipa do cliente e processos de co-criação. Fizemo-lo recentemente com a Aquapor, com a Tecnidelta, a Mistolin e com o Instituto Superior Técnico.

Chamamos a estes momentos “discovery workshops” pois pressupõem a descoberta e alinhamento de informação sobre determinado assunto. É um formato que usamos com regularidade, em projectos de maior complexidade, nos quais é fundamental envolver a equipa do cliente logo desde o início.

O objectivo é termos todos os intervenientes alinhados no problema que vamos resolver e ajudar o cliente a articular a sua problemática, assim como gerir as expectativas futuras. Aproveitamos estes momentos para recolher ao máximo todo o conhecimento que naturalmente reside na esfera do cliente. É também uma forma de a equipa do cliente sentir-se parte do processo, influenciando o mesmo, evitando que as soluções futuras sejam entendidas como imposições.

Como fazer discovery workshops de forma eficiente?

1. Define: “o que sabes”, “o que não sabes” e “o que gostavas de saber”.

Isto vai orientar e estruturar todo o workshop e vai evitar que se perca tempo com assuntos redundantes. É fundamental identificar o objectivo central do workshop. Se te ajudar podes usar este template de um Mapa Cognitivo.

2. Templates e frameworks.

Usa templates que os participantes possam preencher, em equipa, e apela ao trabalho manual (colagens, post-is, desenhos). Leva os templates impressos (é sempre mais divertido e empático escrever à mão) e disponibiliza os materiais necessários.

3. Estrutura a sessão.

Cada exercício/template deve ter um tempo predefinido. E deve haver dinâmica. Começa com um warm up divertido e pelo meio pede aos participantes para criarem um moodboard através de colagens. Equilibra os momentos densos com momentos descontraídos.

4. Ideias para dinâmicas?

Exercícios base que nunca dispensamos: love & breakup letters, análises swot, personas, moodboards. Mas claro, tudo depende do que definires no ponto 1. Adequa sempre os exercícios ao que pretendes retirar do workshop.

5. Para mais tarde recordar.

Regista todo o evento. Durante o mesmo faz um registo fotográfico e posteriormente digitaliza os templates preenchidos pelos participantes. Vai ser útil para análise futura. Depois da sessão, partilha a informação recolhida e as principais conclusões com o cliente.

Além da informação que recolhemos e do alinhamento gerado, uma coisa que percebemos é que estes momentos contribuem também para o team building da equipa do cliente, que sai da sua esfera corporativa e entra num modo design thinker. É sempre revigorante ver outros profissionais a colaborar de forma entusiasta e com recurso às manualidades (aka tesouras, x-acto e cola UHU) 😉

Não se esqueçam, o design é um processo colaborativo, e o cliente é o nosso maior aliado no processo de descoberta. Cabe-nos a nós, como designers, facultar as ferramentas que facilitam a comunicação do problema real e desbloqueiam possíveis respostas para resultados que promovam a diferenciação.